Hraðar tækniframfarir ásamt breyttum áherslum í umhverfismálum og hugmyndum um í hverju raunveruleg lífsgæði felast kalla á róttækar innviðabreytingar í viðskipta- og atvinnulífinu.
Aukinn sveigjanleiki er í raun einfaldasti og eini vitræni leikurinn í stöðu þar sem fyrirtæki gera stöðugt meiri kröfur um skilvirkni á sama tíma og vinnugleði og sköpunarkraftur starfsfólks þeirra sveiflast, sem aldrei fyrr, í takt við frelsi þess í tíma og rúmi.
Blandaðar skrifstofur, eða „hybrid office“, eru besta svarið við kröfum samtímans um breytt vinnuumhverfi enda er kjarninn í hugmyndafræðinni að baki þeim sveigjanleiki sem gerir fyrirtækjum og fólki kleift að laga sig hratt og örugglega að breyttum aðstæðum. Hvort sem þær eru óvæntar eða fyrirsjáanlegar.
„Hybrid“ skrifstofurnar renna stoðum undir skilvirkt samstarf staðbundins og fjarvinnandi starfsfólks og vinsældir þessarar tegundar skrifstofulausna hafa aukist verulega á síðustu árum, sérstaklega eftir heimsfaraldurinn sem sýndi með dramatískum hætti fram á mikilvægi sveigjanleika í vinnuumhverfi.
Hér eru nokkur lykilatriði um „hybrid“ skrifstofur, eiginleika þeirra, augljósa kosti þeirra, tæknilegar forsendur og áskoranir sem þarf að hafa í huga við innleiðingu þeirra.
– Starfsfólk hefur frelsi til að vinna frá mismunandi stöðum, hvort sem það er heima, á kaffihúsi eða á skrifstofunni sjálfri.
– Starfshættir geta verið sveigjanlegir, sem þýðir að starfsfólk getur valið hvenær það vill mæta á skrifstofuna eða vinna heima.
– Mikilvægt er að hafa rétta tækni til að styðja við fjarskipti og samstarf. Þetta getur falið í sér notkun á myndfundakerfum, skýjaþjónustum og sameiginlegum verkvöktunartólum.
– Öflugar og öruggar internet- og nettengingar eru nauðsynlegar til að tryggja að allt starfsfólk geti fyrirhafnarlaust verið sítengt og verið í stöðugum samskiptum í rauntíma.
– Skrifstofan þarf að bjóða upp á rými fyrir samvinnu, fundi og næði til einbeitingar.
– Aukin áhersla er lögð á sveigjanleg vinnusvæði, eins og opnar skrifstofur og næðisrými fyrir einbeitingarvinnu.
– „Hybrid“ vinnuumhverfi getur bætt jafnvægi milli vinnu og einkalífs þar sem starfsfólkið hefur meiri stjórn á tíma sínum og getur auðveldlega sinnt starfi sínu vel samhliða persónulegum skyldum.
– Sveigjanleikinn getur leitt til meiri starfsánægju og aukinnar framleiðni þar sem starfsfólk getur unnið í því umhverfi sem því hentar því.
– Fyrirtæki geta valið úr stærri hópi hæfileikafólks þegar hægt er að nýta hæfileika þess óháð landfræðilegri staðsetningu þeirra.
– Með sveigjanleika „hybrid“ skrifstofunnar er hægt að minnka eða stækka skrifstofuhúsnæðið eftir aðstæðum og lækka þannig rekstrarkostnað með því að losna við kostnað sem fylgir fermetrum og plássi sem standa oftar en ekki tóm eða ónotuð.
– Hugsanlegt að einhverjir erfiðleikar geti komið upp við að viðhalda öflugum samskiptum og samvinnu milli staðbundins starfsfólks og þess sem er fjarvinnandi.
– Þörf á stöðugum og áreiðanlegum tæknilausnum til að styðja sem best við vinnuna.
– Erfitt getur verið að viðhalda fyrirtækjamenningu og samheldni þegar starfsfólkið vinnur ekki alltaf saman á sama stað.
Allir þessir þættir; eiginleikar, kostir og áskoranir sýna svart á hvítu að „hybrid“ skrifstofur eru mjög öflugt viðbragð við nýjum áherslum með sveigjanleika og nútímalegri nálgun á vinnuumhverfi.
„Hybrid“ er skynsamleg lausn sem getur haft í för með sér ýmis tækifæri, bæði fyrir fyrirtækin og starfsfólk þeirra. Hins vegar þurfa fyrirtæki að vera meðvituð um áskoranirnar sem fylgja og mæta þeim þannig að hægt sé að hámarka árangurinn, skilvirknina, hagræðinguna og starfsánægjuna sem felst í þessu fyrirkomulagi.
Höfundur er forstjóri Regus á Íslandi.
