Húsfélög eru nú í óða önn að undirbúa eða halda aðalfundi, en aðalfundi á að halda ár hvert fyrir lok aprílmánaðar. Fannst mér því tilvalið að taka saman nokkur hagnýt atriði sem hafa ber í huga við slíka fundi.
Fyrsta skrefið er að ákveða hvenær og hvar fundurinn er haldinn og passa upp á að fundarboðið sé sent út með nægum fyrirvara fyrir fundinn. Það eru ákveðin lögbundin verkefni sem á að taka fyrir á aðalfundum en hægt er að setja fleiri mál á dagskrá. Þarf að gæta þess að í fundarboði komi fram öll málin sem taka á ákvarðanir um á fundinum svo eigendur sjái hvað á að ræða á fundinum og greiða atkvæði um, svo sem ef fara á í viðgerðir á þaki, mála húsið eða skipta um glugga. Hér verður farið yfir helstu atriðin sem fram koma í lögum um fjöleignarhús um aðalfundi.
Stjórn húsfélags á að boða til aðalfundar skriflega og/eða rafrænt og með sannanlegum hætti með minnst 8 og mest 20 daga fyrirvara. Fer það yfirleitt eftir venjum í viðkomandi húsi hvernig það er gert, svo sem að það sé sent í tölvupósti, hengt upp í sameign og/eða sett í póstkassa.
Í fundarboði þarf fundartími, fundarstaður og dagskrá að koma fram. Þá þarf að geta þeirra mála sem ræða á og meginefni þeirra tillagna sem leggja á fyrir fundinn. Ef eigandi vill fá mál tekið fyrir og til atkvæðagreiðslu þarf hann að greina stjórn frá því skriflega og/eða rafrænt með nægum fyrirvara svo hægt sé að setja það í fundarboðið.
Ef eigandi býr ekki í húsinu þarf hann að tilkynna húsfélaginu um heimilisfang og/eða netfang til að það geti sent honum fundarboðið óski hann eftir að fá það í hendur. Ástæðan er sú að það eru takmörk fyrir því, hversu mikla fyrirhöfn húsfélög þurfa að leggja á sig til að hafa upp á eiganda sem býr ekki í húsi.
Ekki er gerð nein krafa um að tiltekinn fjöldi eigenda þurfi að mæta á aðalfund til að hann sé lögmætur. Ef það á hins vegar að taka ákvarðanir á slíkum fundi sem allir eigendur þurfa að samþykkja eða 2/3 hlutar, bæði miðað við fjölda og eignarhluta, þarf að fylgja reglum um fundarsókn við ákvörðun þeirra en ekki varðandi önnur mál á fundinum.
Á aðalfundi á að taka fyrir eftirtalin mál:
Rétt til fundarsetu hafa eigendur, makar þeirra, sambúðarfólk, svo og ráðgjafar og sérfræðingar á þeirra vegum og/eða stjórnar húsfélagsins. Maki eða sambúðaraðili getur farið með atkvæðisrétt fyrir eiganda án sérstaks umboðs. Sama á við um ráðandi starfsmenn þegar lögaðili er eigandi.
Eigandi getur einnig veitt sérhverjum lögráða manni umboð til að mæta á fundi, taka þátt í fundarstörfum og greiða atkvæði. Þarf þá að leggja fram dagsett, skriflegt eða rafrænt umboð á fundinum.
Stjórnarmenn, framkvæmdastjóri og húsvörður eru skyldir til að mæta á fundi nema fundarseta þeirra sé bersýnilega óþörf eða þeir hafi lögmæt forföll. Þá er endurskoðanda húsfélagsins rétt að sækja fundi og taka til máls og gefa skýringar.
Þá getur fundurinn heimilað leigjendum í húsinu og öðrum sem geta átt hagsmuna að gæta að sitja fundi og hafa þar málfrelsi en hvorki tillögu- né atkvæðisrétt.
Aðalfundi er stjórnað af formanni húsfélagsins, en ef hann er ekki viðstaddur velur fundurinn sjálfur fundarstjóra úr hópi félagsmanna. Stjórn húsfélagsins getur einnig falið utanaðkomandi sérfræðingi að stjórna húsfundi enda sé þess getið í fundarboði og samþykkt á fundinum af einföldum meiri hluta fundarmanna, annað hvort miðað við fjölda eða eignarhluta. Einnig er heimilt að fá utanaðkomandi aðila til að rita fundargerð.
Undir umsjá og á ábyrgð fundarstjóra á að rita í sérstaka fundargerðabók meginatriði allra mála sem tekin eru fyrir og allar ákvarðanir sem teknar eru og hvernig atkvæði hafa fallið ef því er að skipta. Þá þarf að koma fram hverjir mæta á fundinn. Oft liggja frammi mætingarlistar sem fundarmenn skrifa nöfn sín á, sem eru þá hluti af fundargerðinni, í stað þess að nöfn fundarmanna séu skráð í fundargerðina sjálfa.
Í lok fundar er fundargerðin lesin upp, hún leiðrétt og athugasemdir skráðar. Fundargerðin er síðan undirrituð skriflega eða rafrænt af fundarstjóra og fundarritara. Heimilt er að fela fundarstjóra og ritara að ganga endanlega frá og staðfesta fundargerð að afloknum fundi.
Fundargerðir eiga að vera aðgengilegar fyrir félagsmenn og eiga þeir rétt á því að fá staðfest endurrit eða ljósrit þeirra. Nauðsynlegt er að fundargerðin sé rituð, lesin upp og undirrituð enda gegnir fundargerðin mikilvægu hlutverki sem heimild um einstaka húsfundi og sönnun þess sem þar fór fram t.d. ef ágreiningur rís um ákvarðanir sem húsfélagið hefur tekið.
Höfundur er lögmaður.
