Opinberum aðilum á Íslandi er skylt að veita upplýsingar um nöfn og starfsheiti umsækjenda um starf. Skylda þessi er bundin í lög, en ekki eru allir sammála um ágæti hennar, en sumir telja þessa skyldu fæla hæfa aðila frá þvi að sækja um störf hjá hinu opinbera. Sú venja hefur skapast innan stjórnsýslunnar að gefa umsækjendum kost á að draga umsókn sína til baka áður en listi umsækjenda er birtur. Úrskurðarnefnd upplýsingamála hefur nú gert útaf við þá venju í máli blaðamanns Skessuhorns gegn Akraneskaupstað.
Málið varðaði starf upplýsingafulltrúa Akraneskaupstaðar sem var auglýst laust þann 23. apríl sl. Umsóknarfrestur var til 11. maí. 31 sóttu um starfið, einn hafði dregið umsóknina til baka fjórum dögum eftir að umsóknarfrestur rann út. Þar með voru umsækjendur 30 þann 3. júní þegar blaðamaður Skessuhorns óskaði eftir að fá lista yfir umsækjendur. Þessar dagsetningar skiptu töluverðu máli.
Sveitarfélagið svaraði blaðamanni þann 10. júní og sagðist ekki geta sent listann fyrr en umsækjendum hefði verið boðið að draga umsókir sínar til baka til að nöfn þeirra yrðu ekki á listanum. Sagði í svari sveitarfélagsins:
„Hins vegar höfum við haft þann háttinn á að tilkynna umsækjendum um slíkt áður en listinn er birtur og þá boðið þeim, sem ekki vilja að nafn þeirra birtist, að draga umsókn sína til baka. Við getum sent út slíka tilkynningu til umsækjenda en við verðum að gefa þeim smá svigrúm til að bregðast við, eða um 2-3 daga. Þar sem langt er liðið á umsóknarferlið er viðbúið að margir umsækjendur, allavega þeir sem ekki komust í framhaldsviðtal, munu óska eftir því að draga umsókn sína til baka þannig að listinn mun styttast töluvert. Listinn ætti að vera tilbúinn á föstudaginn.“
Akraneskaupstaður sendi í framhaldinu tilkynningu á umsækjendur sendu svo umsækjendalista á blaðamann þann 13. júní. Á þessum 10 dögum sem liðu áður en blaðamaður fékk listann drógu 11 umsækjendur umsóknir sínar til baka, þar af 9 eftir áskorun sveitarfélagsins. Akraneskaupstaður taldi þetta eðlilega afgreiðslu enda teldist einstaklingur ekki lengur umsækjandi eftir að umsókn hefur verið dregin til baka.
Úrskurðarnefndin benti á að lögum samkvæmt beri að veita aðgang að lista yfir umsækjendur um opinber störf ef beiðni um slíkt berst eftir að umsóknarfrestur er liðinn. Í máli þessu hafi beiðnin borist þann 3. júní. Það myndi ganga gegn þessari skýru reglu ef stjórnvöld hefðu það í hendi sér að bíða með afgreiðslu beiðna um upplýsingar til að veita umsækjendum möguleika á að falla frá umsókn til að varðveita nafnleynd. Stjórnvald geti ekki heitið trúnaði um upplýsingar nema þegar það er ótvírætt að þær falli undir undantekningar upplýsingalaga eða sérstök ákvæði um þagnarskyldu. Blaðamaður sendi beiðni þann 3. júní og átti rétt á lista yfir umsækjendur eins og listinn var á þeim degi, jafnvel þó ellefu hafi síðar dregið umsóknir sína til baka.
Þar með þarf Akraneskaupstaður að afhenda lista yfir alla umsækjendur, nema þann eina sem hafði dregið umsókn sína til baka áður en beiðnin barst frá blaðamanni. Miðað við þennan úrskurð þá geta umsækjendur um opinbert starf ekki reiknað með nafnleynd hafi beiðni um umsækjendalista borist áður en þeim tekst að draga umsókn til baka.
Það liggur fyrir að Akraneskaupstaður er ekki eina stjórnvaldið sem hefur boðið umsækjendum að draga umsókn til baka til að njóta nafnleyndar á birtum umsækjendalistum. Hildur Ösp Gylfadóttir, framkvæmdastjóri mannauð hjá Heilbrigðisstofnun Norðurlands ræddi þetta á málþingi í byrjun árs. Hún sagði í samtali við Morgunblaðið að starfsfólki í mannauðsmálum hins opinbera beri að verða við beiðnum um aðgang að umsækjendalistum en það sé almenn vinnuregla að tilkynna umsækjendum um slíka ósk í tölvupósti og við það dragi margir umsóknir sínar til baka. Ríkið verði við þetta af hæfum umsækjendum.
Venjuna má einnig lesa skýrt úr listum sem stjórnvöld birta þar sem tekið er fram að ákveðið margir umsækjendur hafi dregið umsókn sína til baka, en ætla má að í þó nokkrum tilfellum hafi umsækjendur gert slíkt til að forðast það að nöfn þeirra komi fram á listanum.
