Ríkisendurskoðun hefur skilað niðurstöðu sinni í kjölfar úttektar á breytingum á skipan ráðuneyta í kjölfar Alþingiskosninganna árið 2021. Með breytingunum átti sér stað mikil uppstokkun á málefnum ráðuneytanna sem og tveimur ráðuneytum var bætt í hópinn. Samkvæmt Ríkisendurskoðun var ráðist allt of hratt í þessar breytingar, undirbúningi verulega ábótavant sem skapaði mikið viðvarandi álag, sumum ráðuneytum skorti nauðsynlegar þekkingu og etu til að hafa umsjón með fjárheimildum, og álagið sem breytingarnar höfðu á Fjársýslu ríkisins var gróflega vanmetið.
Stjórnendur og starfsmenn ráðuneyta hafi ekki verið nægilega upplýst um breytingarnar í aðdraganda þeirra sem skapaði mikla óvissu. Töluverð starfsmannavelta varð í þeim ráðuneytum sem tóku mestu breytingunum og 10 af 12 ráðuneytum hafi ekki komið vel út í könnun sem gerð var á ánægju starfsmanna í starfi á seinasta ári.
Segir meðal annars um þetta í skýrslunni:
„Aðkoma stjórnenda og starfsfólks ráðuneyta, annarra en forsætisráðuneytis og fjármála- og efnahagsráðuneytis, að undirbúningi ákvörðunar um uppstokkun á stjórnarmálefnum var lítil sem engin. Umræddir stjórnendur voru ekki upplýstir um áformin fyrr en skömmu fyrir eða við undirritun stjórnarsáttmálans 28. nóvember 2021. Umfang breytinganna kom mörgum þeirra á óvart og fyrirvaralaus gildistaka reyndist mikil áskorun. Ljóst er að Stjórnarráðið var ekki nægilega undirbúið fyrir svona mikla uppstokkun.“
Vonir hafi staðið til þess að heildarkostnaður við breytingarnar yrði 1.770 milljónir en þó liggja fyrir viðbótafjárheimildir ef kostnaður reynist hærri. Þó að kjörtímabilið sé hálfnað þá hefur ekki verið ráðist í mat á hvað þetta kostaði allt, eða hvað, ef eitthvað, ríkið hafi sparað sér við þessa uppstokkun.
Er rekið í skýrslunni að það hafi verið mat forsætisráðuneytis að breytingarnar væru til þess fallnar að fella ósýnilega múra stofnanamenningar og stuðla að aukinni samvinnu, samráði og samhæfingu innan Stjórnarráðsins. Breytingarnar hafi gert stjórnsýslunni auðveldara um vik að takast á við og hrinda í framkvæmd verkefnum sínum. Á fundi með Ríkisendurskoðun í tilefni úttektar kom fram að ótímabært sé að segja til um hvort að breytingarnar hafi skilað tilætluðum árangri. Meðal annars hæfi þær þó skapað rými til að innleiða nýtt skipulag í ráðuneytum og breytta vinnustaðamenningu. Þau markmið virðast þó ekki hafa náðst ef marka má óánægju starfsmanna ráðuneytanna skv. áðurnefndri könnun.
Eins er rakið í skýrslunni að það hafi komið í ljós að launaumhverfi í ráðuneytunum gat verið ólíkt, en ráðuneytin greiða laun samkvæmt sama stofnanasamningi. Ríkisendurskoðun vekur athygli á því að varla hafi það komið á óvart, þar sem um vel þekkta staðreynd sé að ræða.
„Ríkisendurskoðun telur sæta furðu að þetta hafi komið ráðuneytum á óvart, enda hefur ósamræmi í launamálum innan Stjórnarráðsins verið vel þekkt um árabil. Vinan að samræmingu launamála er hafin í forsætisráðuneyti.“
Eins telur Ríkisendurskoðun að í sumum tilvikum, þegar ráðuneyti tóku við málefnum án þess að þeim fylgdi starfsfólk með reynslu og þekkingu, hafi skapast þekkingarskortur.
Eins hafi það reynst flókið og tímafrekt að færa fjárheimildir og starfsfólk milli ráðuneyta. Fjársýsla ríkisins upplifði að það hafi verið sett í þeirra hendur að hafa miðstýringu með breytingunum, en réttilega hafði slík verkstjórn átt að vera hjá ráðuneytunum og Stjórnarráðinu. Ríkisendurskoðun telur mikilvægt að efla miðlæga verkstjórn, viðmið og ferla og styrkja getu Stjórnarráðsins til að framkvæma svona umfangsmiklar breytingar í framtíðinni.
Upplýsingaflæði um fjárhagsupplýsingar var ábótavant og tímafrekt og taldi Ríkisendurskoðun dæmi þess að ráðuneyti hefðu ekki fullnægjandi yfirsýn um eigin fjármál sem og undirstofnanna sinna. Athugun hafi leitt í ljós að sum ráðuneyti skorti hreinlega nauðsynlega þekkingu og getu til að hafa umsjón með fjárheimildum á málefnasviði þeirra.
Ríkisendurskoðun lagði fram þrjár ábendingar í ljósi úttektarinnar. Í fyrsta lagi þurfi að efla miðlæga verkstjórn og vanda undirbúning að breytingum sem þessum. Setja þarf bæði skýrari viðmið sem og verkferla svo ráðuneyti séu betur í stakk búin til að takast á við breytingar. Eins þarf að tryggja að ráðuneyti búi yfir nauðsynlegum upplýsingum um flutning fjárheimilda og starfsmanna.
Í öðru lagi þarf að styrkja stoðeiningar Stjórnarráðsins. Bæði Fjársýslu ríkisins og Umbru-þjónustumiðstöð Stjórnarráðsins svo þær geti betur sinnt verkefnum sínum.
Í þriðja lagi var því beint til fjármála- og efnahagsráðuneytis að tryggja mikilvæga yfirsýn. Ráðuneyti þurfi að hafa fullan aðgang að öllum fjárhagsupplýsingum sem varða verkefni þeirra og stofnanir, og búa yfir þessari yfirsýn þegar breytt skipan Stjórnarráðs tekur gildi. Eins þurfi stofnanir að hafa fullnægjandi yfirsýn yfir fjármál sín á hverjum tíma. Ríkisendurskoðun telur mikilvægt að skoða hvort ráðast þurfi í breytingar á uppbyggingu fjárhags- og mannauðskerfi ríkisins svo að flutningur stjórnarmálefna eða tiltekinna verkefna milli ráðuneyta gangi fyrir sig með hnökralausum hætti.
