Tölvupósturinn lifir enn góðu lífi þó mikið af slíkum samskiptum hafi færst yfir að fundarforrit, samskiptaforrit, samfélagsmiðla og þar eftir götum. Það er því gott að huga að góðum siðum í póstunum og reyndar í skriflegum samskiptum almennt, því ekki vill maður óvart reita móttakanda til reiði.

Í hefðbundnum samskiptum þar sem viðmælandi þinn er beint fyrir framan þig eru samskiptin oft auðveldara þari sem þá má lesa í líkamstjáningu og tón. Slíku er ekki fyrir að fara í tölvupóst og eftirfarandi atriði geta oft móðgað viðtakendur. Svo líklega er best að forðast þessi sex atriði, nema ætlunin sé gagngert að ergja. Seek.com tók þetta saman.

1 Gleyma að heilsa og kveðja

Á samfélagsmiðlum erum við oft farin að sleppa formlegheitum á borð við að hefja póst á því að segja „Sæll“ eða „Blessaður“ og ljúka samskiptum með „Bestu kveðjur“ eða „Virðingarfyllst“. Í tölvupóst gæti þetta þó verið túlkað sem vísvitandi yfirsjón og vanvirðing, jafnvel dónaskapur. Þú myndir ekki labba upp að manneskju út á götu og byrja bara að tala án þess að heilsa fyrst eða hlaupa úr samræðum án þess að kveðja. Af hverju þá að gera það í tölvupóstinum?

2 Merkja tölvupóst sem mikilvægan 

Jafnvel þó þér liggi á að fá viðbrögð við tölvupóst þá er ekki alltaf besta leiðin að skrifa „MIKILVÆGT“ í titilinn. Þetta gæti verið túlkað sem frekja og yfirgangur. Ef erindið er mikilvægt er kannski skynsamlegra og skilvirkara að grípa bara upp gamla og góða símann og hringja til að útkljá erindið með snatri.

3 Of mörg samrit 

Það er fínt að halda upplýsingaflæðinu góðu en að skrá alla og ömmur þeirra sem viðtakendur samrits (CC) getur virkað eins og þú sért að óska eftir vitnum af samskiptunum sem getur farið öfugt ofan í viðtakanda.  Góð regla er að senda aðeins samrit á þá sem þurfa að vera upplýstir í málinu.

4 Of mikið af upplýsingum 

Of langur texti er ekki til eftirbreytni. Það gefur til kynna að þú eigir erfitt með að tjá þig skýrt og skorinort.  Áður en þú ofhleður póstinn af upplýsingum skaltu taka þér smá stund og hugsa hvort viðtakandi þurfi nauðsynlega að fá allar þessar upplýsingar og hverju þú ert að reyna að koma á framfæri.

6 Slæm málfræði 

Með slæmri málfræði getur þú óvart gefið til kynna að þú sért ekki að vanda þig og erindið skipti þig ekki máli. Það er líka ófagmannlegt. Það gefur til kynna að þú metir viðtakanda eða samskiptin ekki mikils. Það er gott að lesa tölvupóstinn vel yfir áður en þú sendir hann og jafnvel smella textanum í gegnum Villupúka eða Skramba.