fbpx
Föstudagur 10.júlí 2020
Eyjan

Ný skýrsla: Heilbrigðisstofnanir, dómstólar og lögregluembætti fylgja ekki lögum og reglum

Trausti Salvar Kristjánsson
Mánudaginn 29. júní 2020 11:01

Mynd af vef Reykjavíkurborgar

Ekki missa af Helstu tíðindum dagsins í pósthólfið þitt

Lesa nánar

Heilbrigðisstofnanir, dómstólar og lögregluembætti standa illa þegar kemur að því að uppfylla lög og reglur um skjalavörslu og skjalastjórn. Þetta segir í niðurstöðum eftirlitskönnunar Þjóðskjalasafns Íslands á skjalavörslu og skjalastjórn ríkisins sem fram fór í febrúar 2020.

Í skýrslunni segir að átaks sé þörf hjá þessum hópum hins opinbera:

„Þó að ástand í skjalavörslu og skjalastjórn afhendingarskyldra aðila ríkisins hafi stórbatnað á undanförnum árum eru hópar ríkisaðila sem standa illa er kemur að því að uppfylla lög og reglur sem lúta að skjalavörslu og skjalastjórn. Þar má einkum nefna heilbrigðisstofnanir, dómstóla og lögregluembætti. Almennt hafa þessir afhendingarskyldu aðilar ekki hugað sérstaklega að skjalavörslu og skjalastjórn. Fæstir hafa þeir málalykla eða skjalavistunaráætlanir, fáir hafa tilkynnt rafræn gagnakerfi, skráning mála er ekki samkvæmt lögum og reglum og fæstir hafa sérhæfðan starfsmann til að sinna skjalahaldinu. Varðveislu skjala er almennt ábótavant hjá ofangreindum stofnunum. Ljóst er að átaks er þörf í skjalavörslu og skjalastjórn þessara aðila.“

Alvarlegt mál

„Alvarlegt er hve rafræn skjalavarsla ríkisins er skammt á veg komin,“ segir í skýrslunni. Samkvæmt könnuninni eru 1.400 rafræn gagnakerfi í notkun hjá ríkinu en Þjóðskjalasafn hefur aðeins fengið upplýsingar um 20% þessara kerfa og gögn úr 3% kerfanna hafa verið afhent til varðveislu á Þjóðskjalasafn, eða úr 40 gagnakerfum.

„Ein afleiðing þess að ríkið hafi ekki hugað að varðveislu rafrænna gagna af nægilegum krafti er sú að miklu meira af pappírsskjölum er nú hjá afhendingarskyldum aðilum ríkisins en í fyrri könnunum. Önnur afleiðing og alvarlegri er sú að mikilvægar upplýsingar ríkisins geta tapast vegna þess að ekki er hugað að varðveislu rafrænna gagna. Til þess að koma þessum málum í betri farveg er mikilvægt að ríkið í heild setji sér markmið um að innan fárra ára verði ríkið að mestu komið í rafræna skjalavörslu og pappírsskjalavarsla víki.“

Í formála þjóðskjalavarðar segir um þetta, að pappír muni gegna stóru hlutverki í Þjóðskalasafninu næstu áratugina:

„Vegna þess hve rafræn skjalavarsla er stutt á veg komin mun töluvert magn pappírsskjala berast Þjóðskjalasafni á næstu 30 árum.“

Mikilvægar upplýsingar tapast

Í skýrslunni kemur einnig fram að þriðjungur þátttakenda í eftirlitskönnuninni visti ekki tölvupóst sem varðar mál, í skjalasafni:

„Aðeins 65% afhendingarskyldra aðila ríkisins vistar tölvupóst sem varðar mál í málasafni en meira en þriðjungur gerði það ekki eða sagðist ekki vita hvort það væri gert.“

Árið 2016 sögðust 49% vista tölvupósta er varða mál í málasafni og því hefur ástand í þessum þætti skjalahaldsins batnað nokkuð samkvæmt skýrslunni:

„En hlutfall þeirra sem vista ekki tölvupóst er varðar mál í málasafni er enn alltof hár. Séu tölvupóstar sem varða mál ekki varðveittir á skipulegan hátt geta mikilvægar upplýsingar um ákvarðanir og afgreiðslu mála hjá afhendingarskyldum aðilum tapast og þar með réttindi einstaklinga og lögaðila eða upplýsingar um sögu íslensku þjóðarinnar.“

Viku sér undan þátttöku

Könnunin var send til 210 afhendingarskyldra aðila ríkisins, þ.e. til embætta og stofnana ríkisins og fyrirtækja að meirihluta í ríkiseigu og bárust svör frá 181 aðila. Svarhlutfall var því 86%.

„Rétt er að hafa í huga að hér er ekki um viðhorfskönnun að ræða, heldur upplýsingaöflun sem byggir á lögboðnu eftirlitshlutverki Þjóðskjalasafns Íslands og því eðlilegt að allir svari könnuninni,“

segir í skýrslunni.

Hér að neðan má sjá svarhlutfallið hjá hinu opinbera eftir ráðuneytum og stofnanahópum:

 

Athugasemdir eru á ábyrgð þeirra sem þær skrá. DV áskilur sér þó rétt til að eyða ummælum sem metin verða sem ærumeiðandi eða ósæmileg. Smelltu hér til að tilkynna óviðeigandi athugasemdir.

Fleiri fréttir

Mest lesið

Katrín svarar Kára

Ekki missa af

Eyjan
Fyrir 4 dögum

Fangelsinu á Akureyri lokað til að nýta peningana betur annars staðar

Fangelsinu á Akureyri lokað til að nýta peningana betur annars staðar
Eyjan
Fyrir 4 dögum

ASÍ vill efla heimildir til eftirlits með íbúðarhúsnæði

ASÍ vill efla heimildir til eftirlits með íbúðarhúsnæði
Eyjan
Fyrir 6 dögum

Skera verður niður óþarfa kostnað vegna Covid-19 kreppunnar

Skera verður niður óþarfa kostnað vegna Covid-19 kreppunnar
Eyjan
Fyrir 6 dögum

Steingrímur J. um þingslitin, Covid-19 og framhald sitt í pólitík

Steingrímur J. um þingslitin, Covid-19 og framhald sitt í pólitík
Eyjan
Fyrir 1 viku

Dvínandi stuðningur við ríkisstjórnina en þó meirihluti

Dvínandi stuðningur við ríkisstjórnina en þó meirihluti
Eyjan
Fyrir 1 viku

Sér eftir því að hafa sagt Kolbeini að fokka sér

Sér eftir því að hafa sagt Kolbeini að fokka sér